منصة التشغيل الداخلي لمكتب ناصر العضلي للمحاماة

احتاج مكتب ناصر العضلي للمحاماة إلى سجل تشغيلي موحد للطلبات الواردة عبر الهاتف والبريد وواتساب والزيارات. وتمثل التحدي في ربط الاستقبال والمسؤولية والمواعيد والتنفيذ وقرارات المراجعين وتحديثات العملاء والمتابعة المالية، دون الاعتماد على محادثات متفرقة ومتابعة يدوية.

أنجزت B-IT منصة تشغيل داخلية مبنية على الويب للمكتب. ويرتبط صندوق مركزي للطلبات بإدارة المهام، مع أدوار للاستقبال والمحامين والمستشارين والإدارة القانونية والمالية وإدارة النظام. وتعمل مساحة العمل المتجاوبة عبر متصفحات الحاسب والأجهزة اللوحية والجوال.

تربط سجلات العمل المسؤولية وتاريخ الحالات بالمرفقات والمناقشات ومراجعة الجودة وسجلات التواصل مع العملاء وحالة التحصيل. وتجمع لوحات الإدارة أعباء العمل والأداء والمهام المتأخرة والمراجعات المعلقة والمستحقات لدعم المتابعة التشغيلية.

تربط المنصة عمل الفريق القانوني بنقاط التحقق من المراجعة والتحصيل، مع الاحتفاظ بسجل قابل للتتبع طوال دورة المهمة.

1. يسجل الاستقبال الطلب بمصدره وملخصه ومرجع العميل وأولويته ومرفقاته والموظف المستلم.
2. ينشئ المستخدم المخوّل المهمة أو يحوّل الطلب إليها، ويحدد المسؤول والأولوية والموعد. وتبقى إقرارات الاستلام وإعادة الإسناد ضمن السجل.
3. ينفذ الفريق المسؤول العمل ويسجل التقدم وتحديثات العملاء ويشارك المستندات ويتعاون في مناقشات مرتبطة بالمهمة.
4. يعتمد المراجع المخوّل العمل أو يعيده للتصحيح مع الملاحظات، وتُحفظ القرارات ودورات إعادة الإرسال.
5. تتابع المالية حالات التسعير والفوترة والتحصيل الداخلية. ويتطلب الإغلاق الرسمي للمهام القابلة للفوترة اعتماد المراجعة واكتمال التحصيل أو تبريراً كتابياً معتمداً لعدم استحقاق رسوم.
6. تتابع الإدارة المراجعات المعلقة والمهام المتأخرة وأعباء العمل واستثناءات التحصيل عبر اللوحات والتنبيهات والتقارير وسجل النشاط.

تجمع المنصة المكتملة التحكم التشغيلي وتعاون الفريق ضمن مساحة عمل داخلية واحدة.

• استقبال مركزي: معرفات للطلبات وتواريخ التسجيل وتتبع المصادر والمسؤولية والأولويات والمرفقات والبحث والتصفية.
• دورة المهام: المسؤولون والمواعيد والتصنيفات وتغييرات الحالات وإقرار الاستلام وسجل التحويل وإظهار التأخير وتسجيل تحديثات العملاء.
• مراجعة الجودة: الاعتماد والرفض وملاحظات التصحيح وسجل إعادة الإرسال وإظهار المراجعات المعلقة ونقاط المراجعة قبل الإغلاق.
• ضبط التحصيل: حالات مالية داخلية وسجلات المستحقات والتحصيل وتذكيرات المواعيد وعرض الاستثناءات وأسباب عدم استحقاق الرسوم المعتمدة المرتبطة بالمهام.
• تعاون الفريق: محادثات خاصة بالمهام وتعليقات ومشاركة ملفات وسجل مرفقات وسجلات روابط الاجتماعات ضمن سياق المهمة.
• أعباء العمل والأداء: توزيع المهام النشطة ومؤشرات القدرة وإعادة الإسناد المخوّلة وبطاقات أداء الموظفين والأقسام وعرض الأداء حسب الفترة.
• المعرفة وضبط الوصول: قوالب قانونية وإجراءات وسياسات قابلة للبحث ومستندات مصنفة ووصول حسب الدور وتسجيل العمليات التشغيلية.
• رؤية إدارية: تذكيرات وحدود تصعيد قابلة للضبط ولوحات للمهام المتأخرة والمراجعات والتحصيل وتقارير تشغيلية وتصدير PDF وExcel.

هذه منصة تشغيل داخلي وليست نظاماً شاملاً لإدارة التقاضي أو القضايا القضائية. وتقع جلسات المحاكم وإدارة المرافعات والأحكام والتكاملات القضائية والحكومية وتطبيقات الجوال الأصلية واستبدال المحاسبة أو ERP والفوترة الضريبية وبوابات الدفع خارج النطاق الأساسي.

لا يعني تسجيل مصدر الطلب وحده الاستقبال الآلي عبر واتساب. ويعتمد تكامل مزود واتساب وربط منصات الاجتماعات الخارجية وإرسال البريد على بيئة التشغيل المعتمدة والخدمات المهيأة. وتدعم مسارات العمل وسجلات النشاط الانضباط التشغيلي، ولا تمثل ادعاءً بشهادة خارجية أو ضماناً للامتثال القانوني.

يمتلك المكتب مساحة عمل مترابطة لتحديد مسؤول كل مهمة ومواعيدها وما يحتاج إلى مراجعة أو متابعة تحصيل. ويمكن للموظفين حفظ العمل والمستندات والمناقشات ضمن سياقها، بينما تتابع الإدارة الاستثناءات وتتخذ قرارات توزيع العمل بالاعتماد على سجلات مشتركة.

يمنح ربط الاستقبال والتنفيذ والمراجعة والتحصيل كل مهمة تاريخاً تشغيلياً متكاملاً. وتدعم مكتبة المعرفة وعروض التقارير تكرار العمل بصورة منظمة والمتابعة المستنيرة بين الأدوار القانونية والاستقبال والمالية والإدارة.